Hvordan starte med 5S i en liten bedrift uten en Lean-spesialist?

Basert på mine egne erfaringer har jeg samlet noen tips for hvordan du kan starte. Det spiller ingen rolle om du er verkstedleder, prosjektleder, avdelingsleder eller teamleder. Prinsippene er de samme.

Regel nr. 1: Skaff deg data

Før du begynner å forbedre noe som helst, må du vite hvor du står i dag.

Hvis du er avdelingsleder, bør du først identifisere flaskehalsene i prosessene dine. Les gjerne innlegget mitt om Value Stream Mapping (VSM), tegn opp prosessene og mål hvor mye tid som brukes på ulike aktiviteter. Se på overtid, ventetid, omarbeidelser og andre kilder til sløsing. Samle fakta og tall slik at du har et utgangspunkt når du senere skal måle effekten av 5S.

Hvis du er prosjektleder for langsiktige prosjekter, bør du kartlegge svake punkter i prosjektgjennomføringen. Også her kan VSM være et nyttig verktøy. Analyser overtid, forsinkelser, ressursbruk og aktiviteter som ikke skaper verdi.

Hvis du er verkstedleder, anbefaler jeg å gjennomføre en Gemba Walk. Gå ut i verkstedet og observer hvordan arbeidet faktisk utføres. Ta bilder, spesielt av områdene du ønsker å forbedre. Vurder blant annet:

Er området ryddig og godt organisert?
Er arbeidsstasjonene tydelig definert?
Er utstyr og materiell merket?
Har verktøy faste og merkede plasser?
Er området rent og enkelt å vedlikeholde?
Er visuell styring tatt i bruk?

Jo bedre du kjenner dagens situasjon, desto enklere blir det å dokumentere forbedringene senere.

Regel nr. 2: Begynn å identifisere forbedringer

Når du har samlet data og fått oversikt over dagens situasjon, kan du begynne å identifisere forbedringsmuligheter.

Kontormiljø

For kontorbaserte arbeidsplasser kan en Kanban-tavle være et godt første steg.

Hand-drawn task board for an engineering design project team: rows for employees grouped by project, columns for Backlog, In Progress, In Review/QC and Done. — Kanban-tavle for et prosjektteam i ingeniøravdelingen.

En Kanban-tavle gir oversikt over oppgaver, pågående arbeid, prioriteringer og eventuelle opphopninger av arbeid. Dette skaper transparens og gjør det lettere å styre arbeidsmengden i teamet.

Det finnes mange både gratis og betalte Kanban-løsninger på markedet. Dette vil jeg komme tilbake til i en senere artikkel.

Siden de fleste virksomheter allerede bruker et ERP-system, kan det også være en fordel å synkronisere oppgaver fra ERP-systemet og visualisere status og fremdrift gjennom Power BI eller lignende verktøy.

Verksted og produksjonsmiljø

I et verksted eller produksjonsmiljø anbefaler jeg å bruke digitale Kanban-tavler på skjermer som gir teknikere og operatører en god oversikt over arbeidsoppgaver, prioriteringer og status.

For den praktiske gjennomføringen av 5S er det også en fordel å etablere en egen 5S-tavle. Denne bør tydelig vise:

Arbeidsområder og soner
Ansvarsfordeling
Renholdsplaner
Forbedringsaktiviteter
Revisjonsresultater
Oppfølgingspunkter og tiltak

En enkel og synlig tavle bidrar til eierskap, ansvarlighet og kontinuerlig forbedring.

Et eksempel på en slik 5S-tavle er vist nedenfor.

Hand-drawn 5S board: a zone map with audit scores per zone, an audit results chart for January, and four checklists covering scrap removed, parts labelled, floor cleaned, procedures created, schedule maintained, work area cleaned and labels correct. — 5S-tavle med soner, revisjonsresultater og sjekklister.

Hand-drawn Lean visual management board at a workshop entrance showing four project cards with status (on hold, parts received, ongoing, outsourcing), next to numbered workbenches with floor markings. — Visuell prosjektstatustavle i verkstedet.

Flere detaljer og praktiske eksempler kommer i senere artikler.

Oppsummering

Mange starter 5S med merkelapper, tape på gulvet og skyggetavler for verktøy. Min erfaring er at dette kommer senere.

Start med å forstå dagens situasjon gjennom fakta, data og observasjoner. Først når du vet hvor du står, kan du måle om du faktisk har blitt bedre.

Det du ikke måler, kan du heller ikke forbedre.