Fra Current til Future State
Når nåsituasjonen er kartlagt, hvordan jobber du videre med å utforme og gjennomføre forbedringer som faktisk gir effekt?
Veien fra nåsituasjon til fremtidig tilstand kan være krevende. Hvis vi allerede visste nøyaktig hva som måtte forbedres i prosessene våre — og hvis det var enkelt å gjøre — ville vi sannsynligvis ha gjort det for lengst. Det finnes derfor som regel gode grunner til at forbedringer ikke har skjedd ennå.
Det betyr at det ligger et viktig arbeid i forkant, før vi bare tar utgangspunkt i nåsituasjonen, ser på identifisert sløsing og begynner å tegne en «ideell» fremtidig tilstand.
Produksjon vs. ingeniørprosesser
I produksjonsprosesser er dette ofte mer oversiktlig. Du kan beregne ledetid før og etter at sløsing er fjernet, og tydelig se om prosessen har blitt bedre.
I ingeniørprosesser er bildet ofte mer komplekst — nesten som «spaghetti». Prosessen kan preges av omarbeid, svak kommunikasjon, overprosessering, uklare ansvarsforhold og systemer som ikke støtter arbeidet godt nok.
Bruk enkle verktøy først
Før du begynner å tegne en fremtidig tilstand, anbefaler jeg å bruke enkle verktøy for å forstå hvorfor problemene ikke har blitt løst til nå — og hva som kan gjøres med dem. Verktøy som 5 Whys, fiskebeinsdiagram og Pareto-analyse kan være nyttige.
Gjør denne delen skikkelig. Bruk tid på å forstå utfordringene i teamet ditt. Ha en god runde med idémyldring før du hopper rett til løsninger.
Ideelt sett bør du også hente inn data. Se på hvor mange timer teamet bruker på ingeniørdokumentasjon i et konkret prosjekt, og sammenlign med andre prosjekter. Sjekk overtid i avdelingen. Gå gjennom kundeklager. Se hvor mye tid teknisk forfatter bruker på å kvalitetssikre manualer.
Gå i dybden på data og rotårsaker. Ikke hast videre til løsninger.
Når du først har gjort dette arbeidet — lært, analysert og funnet de reelle årsakene — vil den fremtidige tilstanden ofte tegne seg nesten av seg selv. Selve kartleggingen blir da mer en formalitet.
Det verste en leder kan si
Det verste du kan gjøre som leder, er å si:
«Jeg vet allerede hva problemene er i denne avdelingen.»
Du ser kanskje toppen av isfjellet, men de egentlige årsakene ligger ofte under overflaten — og uten data er det vanskelig å være sikker.
Så vær nysgjerrig, vær åpen — og gjør grunnarbeidet skikkelig.